TEHNIK MENYUSUN LAPORAN

A.   Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyajian data agar dapat memberikan suatu gambaran atau informasi kepeda seseorang atau suatu organisasi dengan suatu cara yang efektif dan efisien dan dapat dijadikan suatu ninformasi yang tepat, lengkap mdan akurat. 

Atau laporan adalah suatu alat untuk mengetahui suatu tugas yang dilaksanakan, tingkat kinerja yang ditampilkan serta bahan untuk perbaikan program atau pengambilan kebijakan/keputusan selanjutnya.

Pada kegiatan bimbingan atau penyuluhan agama dan pembangunan, diperlukan suatu sistem pelaporan yang tepat untuk mendeteksi pelaksanaan tugas pokok Penyuluh Agama dan untuk mengevaluasi kekurangan dan kelebihan setiap Penyuluh Agama, sehingga dapat dijadikan bahan penyempurnaan program berikutnya. Dan untuk Penyuluh Agama sendiri bermanfaat dalam meningkatkan prestasi melalui perolehan angka kredit.             Sistem pelaporan adalah suatu bentuk kegiatan yang dilaksanakan secara terus menerus dengan suatu cara tertentu yang telah disepakati, untuk menyajikan suatu data sebagai informasi yang dibutuhkan secara efektif, efisien dan akurat, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perencanaan lebih lanjut.

    Adapun Sistem pelaporan yang akan diterapkan dalam kegiatan bimbingan atau penyuluhan agama dan pembangunan oleh Penyuluh Agama disini adalah sistem pelaporan dengan :

   1. Bentuk          : campuran antara blanko isian dan uraian

  2. Waktu                        : periode mingguan

  3. Tingkatan       : sesuai dengan wilayah menurut  jabatan Penyuluh Agama.

Dengan blanko isian, diharapkan PA dapat melaksanakan pelaporan dengan mudah dan baik tanpa mengurangi kelengkapan informasi yang dibutuhkan dalam laporan tsb, sedangkan dengan uraian yang sederhana mungkin sebagai pendukung, diharapkan tidak menyulitkan PA.

Dengan periode mingguan, diharapkan dapat memicu PA untuk melaksanakan tugas pokoknya secara rutin, teratur dan terencana

Dengan tingkatan wilayah, diharapkan tidak terjadi tumpangn tindih pelaksanaan tugas pokok baik masing-masing Penyuluh Agama sesuai dengan tingkat jabatannya.

Dalam pelaksanaannya, sistem pelaporan kegiatan bimbingan atau penyuluhan agama dan pembangunan menggunakan blanko isian dan uraian dengan periode mingguan dan dilaksanakan mellaui mekanisme berjenjang dari Penyuluh Agama kepada Pejabat Pembina Penyuluh Agama sesuai dengan tingkat jabatan setiap Penyuluh Agama.

B.  Jenis Laporan

Jenis laporan yang dilaksanakan oleh Penyuluh Agama ada 2 (dua) macam, yaitu:

1. Laporan Bimbingan atau Penyuluhan

       Laporan bimbingan atau penyuluhan adalah suatu bentuk penyajian data yang berisi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh Penyuluh Agama selama kurun waktu satu minggu dalam melaksanakan bimbingan atau penyuluhan di bidang keagamaan dan pembangunan kepada masyarakat muslim yang menjadi kelompok binaannya, baik secara langsung bertatap muka atau melalui media massa.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Penyuluh Agama yang dimaksud disini meliputi persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.

2. Laporan Konsultasi

   Laporan konsultasi adalah suatu bentuk penyajian data yang berisi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh Penyuluh Agama selama kurun waktu satu minggu dalam memberikan arahan dan bimbingan langsung melalui dialog dua arah di bidang keagamaan dan pembangunan kepada masyarakat muslim yang membutuhkan konsultasi, baik secara perorangan atau kelompok.

C. Bahan Laporan

Dalam kaitan dengan penyusunan laporan Penyuluh Agama, perlu diperhatikan upaya untuk memudahkan dalam memperoleh bahan laporan tersebut, uapaya yang dimaksud contohnya sebagai berikut:

1. Selalu siap dengan rencana kegiatan operasional

2. Memiliki jadwal kegiatan/ bimbingan

3. Memiliki catatan harian untuk menulis rincian kegiatan penyuluhan yang  

    dilakukan setiap hari, meliputi waktu, jenis, materi, sasaran, dan hasil penyuluhan

4. Memiliki map untuk menyiapkan materi

5. Memiliki map untuk menyimpan laporan

6. Memiliki meja kerja khusus, jika memungkinkan memiliki ruang kerja

    khusus

7. Memiliki tempat penyimpanan buku catatan dan map-map tersebut,

    misalnya odner, lemari.

Pada dasarnya bahan yang dijadikan dasar untuk penyusunan laporan bagi setiap Penyuluh Agama adalah sebagai berikut:

1.      Materi Penyuluhan

a.       Pengertian materi penyuluhan

Materi penyuluhan dimaksud adalah pokok bahasan tertulis yang disusun oleh Penyuluh Agama untuk dijadikan bahan bimbingan atau penyuluhan kepada kelompok sasaran tertentu, baik yang berkaitan dengan bidang keagamaan maupun bidang pembangunan.

b.      Materi penyuluhan yang digunakan untuk penyuluhan dari berbagai kelompok sasaran selama satu minggu terahir.

2.      Kelompok Sasaran/Binaan

     Kelompok sasaran adalah kelompok dalam masyarakat yang menjadi binaan atau sasaran Penyuluh Agama dalam melaksanakan bimbingan/ penyuluhan, yang dilaporkan untuk kelompok sasaran/binaan yaitu yang berkaitan dengan jenis kelompok sasaran, jumlah dari masing-masing kelompok sasaran/ binaan baik jumlah keanggotaannya maupun jumlah kehadirannya.

3.      Pelaksanaan Kegiatan

    Tidak semua kegiatan sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menteri Menko Wasbangpan No. 54/Kep/Mk. Waspan/9/ 1999 Bab III tentang Bidang dan Unsur Kegiatan yang telah dilakukan oleh PA dituangkan dalam laporan, akan tetapi dibatasi dengan satu bidang saja, yaitu bidang bimbingan atau penyuluhan agama dan pembangunan yang meliputi unsur kegiatan:

1) Persiapan bimbingan atau penyuluhan

2) Pelaksanaan bimbingan atau penyuluhan

3) Pemantauan, evaluasi dan pelaporan hasil pelaksanaan bimbingan atau penyuluhan

4) Pelayanan konsultasi agama dan pembangunan.

Dalam penyusunan laporan, yang harus dikemukakan oleh PA berkenaan dengan pelaksanaan kegiatan disini adalah:

1) Uraian kegiatan

2) Waktu dan lamanya pelaksanaan

3) Tempat pelaksanaan

4) Tingkat pencapaian hasil.